★お役立ちeメール文例

◆手紙・ハガキ・FAX・メール「ビジネス文書」書き方必携マニュアル

電子メールの書き方をマスターしよう!

就職活動、会社訪問の連絡、お礼などには、電子メールが使用されます。知っておきたいメールのマナー、書き方をしっかりとつかんでおきましょう!

電子eメールの書き方

◆勝つ!就活 


就職の赤本 (就職の赤本シリーズ)


メール電子メールeメール)はビジネス就職活動(就活)でもよく使用されます。正社員での就職・転職だけでなく、派遣、アルバイトなどでも、メールは必須のビジネスツールです。

実際、ビジネスの世界や、日常生活においても、インターネットの普及から、パソコンを使った電子メールeメール)、eメールはコミュニケーションの手段として、頻繁に活用されています。

電子eメールは、相手(担当者)と簡単、かつスピーディにやり取りが行なえ、24時間いつでも送受信が可能です。海外とのやり取りも、電子メールが主流です。


電子メールの作り方のポイントは、

1.eメールの内容が一目で分かる「タイトル」を付ける。
2.簡単明瞭に書く。だらだらとした長文は良くない。
3.形式的な挨拶(拝啓など)、丁寧すぎる敬語は必要なし。
4・eメールでやり取りして良い内容かどうかを判断する。
  (直接相手と電話や会って話す方が良いものもある)
5.発信者の名前、連絡先、日付を入れるのを忘れずに。

そのまま使える! ビジネスマナー・文書―手紙、メール、FAX、電話の書き方、伝え方

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就職活動でのEメールのマナー

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就職の赤本 (就職の赤本シリーズ)

就職活動就活)で企業株式会社と連絡を取ったりする場合、手紙電話faxメールなどがありますが、とりわけEメールのマナーに気をつけ、メールを上手に使うことが大切です。

就職活動での企業とのコミュニケーションのやり方としては、資料請求などの依頼、説明会などの問い合わせ訪問面接のお礼、面接変更内定辞退などのお詫びがありますが。いずれのケースでも、Eメールを上手に活用するのが、成功のためのポイントです。

メールは迅速に、また簡潔に会社と連絡とコミュニケーンがとれ、資料請求などの事務的なことでは、活用できますが、場合によっては(とりわけ内定辞退など)、手紙、電話にすべきこともあります。

注意すべきポイントは、

・会社名(○○株式会社と正確に)やメールアドレスの間違いに注意する、
・文字化けしやすい特殊記号などは使わない、
・最低の敬語などは使う

などです。

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就職活動では電子メールの活用を

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就職の赤本 (就職の赤本シリーズ)

就職活動就活)では、いかに電子メール活用できるかによって、成果に差が出てきます。
就職活動では、企業とのコミュニケーション手段として、手紙、電話、電子eメール、ファックスなどがありますが、最も効果的、かつ使いやすいのが電子eメールです。

例えば、会社案内の送付依頼、説明会の申し込みなどは、インターネットを介し、電子eメールを使うのがスピーディで、簡単です。OB・OG訪問お礼も、電子eメールで行えます。また、面接のアポ取り。面接のお礼、内定の御礼なども、基本的には、電子eメールで充分です。

このように、就職活動の様々な場面で、メールを上手に使うのが成功のためのポイントです。メールの作り方、送り方(配信、返信)の基本として、

・メールの内容が一目で分かるタイトル(件名)を付ける
・メールの本文は簡潔に書く

などを意識して書いてください。

就職訪問のお礼メールの書き方

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就職の赤本 (就職の赤本シリーズ)

就職活動就活)で、会社企業訪問、OB・OG訪問をした場合、お礼Eメールを出すのが効果的です。

お礼状は、手紙ハガキが最も丁寧ですが、メールなら当日もしくは翌日には、担当者に届きますので、スピードの点では一番です。

会社企業訪問後のお礼メールは簡単な内容で構いませんが、自分の感想を一言添えることが重要です。また、お礼の気持ちを伝えるのと共に、面接や内定など、次のステップにつながる内容にすることを意識して下さい。

就職活動のお礼メールの例文

○○株式会社 
人事部 △△ 様

本日はお忙しいところ、お時間をお取り頂き、本当にありがとうございました。
△△ 様から、お話をお聞きして、ますます御社への志望が強くなりました。
とりわけ、会社の第一線を担う営業部門の仕事には深く感銘いたしました。
実際の仕事では、何かと厳しい面があるかとは思いますが、その分やりがいがあると確信しております。

今回の訪問を機に、就職活動に精一杯取り組んでまいりますので、今後ともよろしくお願いいたします。

御社の益々のご発展をお祈りし、取り急ぎお礼申し上げます。


(署名)住所、氏名、メールアドレス、連絡先など

就職活動(面接、訪問)のお礼eメール

就職転職活動で、会社訪問面接などに関し、お礼eメール、手紙を書くケースがあると思います。

電子eメール、手紙とも言えることは、

@お礼状を出すタイミングを逸しない 
Aキッチリとした格式、内容で
Bお礼の気持ち、感謝の気持ちを素直に言葉に出す
というが大切です。

電子eメールでお礼を言う場合には、上記の3点に加え、簡潔明瞭に書くと良いでしょう。また、


○○株式会社
 人事課長 △△ 様

先日は、丁寧な面接をいただきましたこと、感謝申し上げます。
また、その際にお聞かせいただきましたお話は、たいへん印象に残っております。本当にありがとうございました。
今後の御社のご繁栄とご発展を祈念申し上げております。
まずは、面接のお礼まで。 

大田一夫
東京都・・・・
電話・FAX
Eメール: 

   

資料請求のメール

就職活動就活)で、会社企業に対し、資料請求をeメールで行う場合、電子メールの書き方としては、次の点を注意しましょう。

・資料請求のメールであることが一目で分かる賢明・内容にする
・簡潔かつ丁寧な依頼メールを書く
・自分の連絡先を忘れずに記入する


就職活動(就活)での資料請求のメール例文

○○株式会社 
人事部 △△ 様

突然のメール失礼いたします。

私は、××大学××学部の○○と申します。

現在、私は、金融業界を中心に、就職活動を行っておりますが、御社の業務内容に大変興味があります。
つきましては、お忙しいところ申し訳ございませんが、御社の会社案内などの資料をお送り頂きたく、お願い申し上げます。

お手数をお掛けしますが、なにとぞよろしくお願いいたします。

(署名)住所、氏名、メールアドレス、連絡先など

メールの書き方の基礎と用語解説

メール書き方の基本と、知っておきたい用語とそのポイントです。

アドレス・・・宛先。一字間違ったり、ドットとカンマなどを間違ったりすると、相手に届きません。一字一字正確に入力を。
件名
  ・・・タイトルサブジェクトのこと。内容が一目で分かる件名を。
CC  ・・・同じ内容のメールを複数の相手に送付するときに使用。受信者に他の人のアドレスも分かるので、要注意。
BCC ・・・同じ内容のメールを複数の相手に送付できるが、受信者には他の人のアドレスは分かりません。
本文  ・・・就職活動やビジネスでは、まず最初に受信者の会社名、所属、氏名などを書く。簡潔明瞭で、読みやすく。
署名  ・・・発信者の氏名、住所、アドレス、電話番号などを最後に書きます。

迷惑メール、スパムメール対策

電子eメールで迷惑するのは、いわゆるスパムメールですね。毎日たくさんのスパムメールが送られてきて、本当に迷惑です。

スパムメールとは、公開されているWebサイトなどから手に入れたメールアドレスに対し、電子メールを無差別、大量配信してきます。

スパムメール、迷惑メールの対策としては、むやみにWEB上に自分のメールアドレスを公開しない、また公開する時は無料のフリーメールを使うのが有効な対策です。そうすれば、スパムメールが送られてきても、影響が少なくて済みます。フリーメールとは、yahoo(ヤフー)、gooinfoseekホットメールなどで、誰でも無料でメールアドレスが取得できます。

スパムメール、迷惑メールは開かない、返信しないのも重要な対策です。更に、最近はスパムフィルターを使い、スパムメールに良く見られる文章などを分析し、自動でスパムメールの判別を行ってくれる機能・ソフトがあります。メール業者がサービス提供しているケースもありますし、無料で手に入る対策ソフトもあります。


社内文書としての電子eメールの書き方

電子メールeメール社内会議の招集通知や、会議後の議事録送付も頻繁に行われますが、簡潔明瞭に要点のみ記載することが、メール書き方での気をつけておきたい事柄です。

電子メール文例

件名:技術開発検討会開催のお知らせ

来年度の新技術開発に向けた会議を開催しますので、お集まりください。

日 時:11月20日(月)13時〜15時
場 所:本社3階302会議室  
議 題:1.これまでの技術開発の成果及び評価
     2.来年度技術開発テーマの検討
   
なお、参考資料を添付しましたので、事前にご確認ください。

フリーメールと有料メール

電子メールは、有料メールフリー無料メールがありますね。

お金を払ってeメールアドレスを取得するのが有料メールで、ocnniftyなどがその代表例です。ocn、niftyは、加入者には契約時に基本メールアドレスが付いてきますが、その料金は毎月の使用料の中に含まれています。追加のアドレスがほしい場合には、別途料金が必要になります。有料メールは、お金がかかりますが、管理がしっかりなされ、安全で確実なメール手段なので、ビジネスでは、有料メールが使われています。

一方、yahoo(ヤフー)、gooinfoseekホットメールなどの無料メールも、日常のメール手段として、一般化しています。インターネットから、いつでも、誰でも、また複数アドレスの所得も可能だからです。

但し、無料メールは、必ずしも、安全・確実なeメール送信手段ではありません。たまに、メールが届かなかったり、遅延したり、センターにつながりにくいなどの、短所、問題があります。長期間使わなければ、解約されるケースもあります。

ビジネス、日常で大切なメールの送受信を行う場合には、有料メールを、少しくらいのリスクがあっても差し支えない場合には、無料メールを使用するなど、メールの長所と短所、問題を考慮に入れて、選択することをおすすめします。

メールタイトルの書き方

電子メールeメール書き方で最も大切なことの一つは、タイトル件名)の書き方です。

理想的な電子メールeメールのタイトルは、電子メールの中を開かなくても、タイトルを見ただけで、内容が分かる書き方です。

効果的な電子メールのタイトルを書くには、新聞の見出しが非常に参考になります。新聞の見出しは、記事の内容を要約してもので、タイトルだけで記事の中身が推測できるからです。

また、気心のしれた友人などに発信する時は、タイトルを目立たせるのに、
■○○○■、★○○○★、◆○○○◆、【至急】○○○
などのように工夫するのも効果的です。

但し、就職活動先の会社宛や、面接訪問などのお礼のメールや、社外のビジネス向けには、こうした記号あまり使わない方が、無難でしょう。

電子メールは形式よりスピードが大切

電子メールeメールは、手紙ビジネス文書とは異なり、形式にあまりこだわる必要はないでしょう。

電子メールは、社内社外の人とのビジネス・コミュニケーションの重要な手段ですが、形式より、スピードを重視した書き方をおすすめします。

冒頭の挨拶や、季節の挨拶、末文の文句などは、基本的に不要です。書いたとしても、ごく短い文章になります。

電子eメールが効果を発揮するのは、スピードある報告、急な連絡、訪問のお礼などを、直ちに、しかも複数の人に同時発信できるところです。

社内メモや伝言メモを書く要領で、自由に作成してください。

但し、上司取引先就職転職活動での訪問面接のお礼などは、一般的な敬語、丁寧を使うことを心がけてください。ただ、その場合でも、手紙のように大げさな敬語は必要ないでしょう。

英文電子eメールの書き方


★ビジネス英文メールの鉄則★


英文電子メールeメール書き方は、基本的には日本語の電子メールと変りません。すなわち、言語は英語であるものの、簡潔明瞭に書くということでは同じです。

英文電子メールも件名(subject)が大切で、件名見るだけで、内容が分かるのがBESTです。至急の場合には、件名に【URGENT】などを入れると良いでしょう。

英文電子eメールの本文の書き出しは、ビジネスなら、通常Mr.○○、Ms.○○、ではじめますが、親しい間柄なら、Hi jhonなどのように、ファーストネームで呼び合いましょう。また、文章の最後は、Regardsなどで結ぶのも良いでしょう。

【英文電子メールでの資料取寄せの例文

Subject:Please Send brocheres on DISPLAYS

We saw an advertisement on your products,and we are very interested in your DISPLAYS.
Please send one set of brocheres and any other infomation to the address below.

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